تعد كتابة التقارير جزءًا مهمًا من مجموعة متنوعة من الأوصاف الوظيفية. تعد معرفة كيفية كتابة تقرير فعال مهارة مفيدة يمكن أن تجعلك إضافة قيمة إلى أي مكان عمل. إذا كنت تريد معرفة كيفية كتابة التقارير الناجحة ، فستحتاج إلى معرفة ما تنطوي عليه عادةً وكيفية البدء. في هذه المقالة ، نناقش ماهية التقرير وكيف يتم استخدامه في مكان العمل والخطوات التي يمكنك اتباعها لكتابة تقرير ناجح.
من المفيد أيضًا مراعاة أسلوب الاتصال الشخصي للقارئ ، على سبيل المثال ، كيف يكتبون رسائل البريد الإلكتروني أو ينظمون المستندات؟ تعكس تفضيلاتهم حيثما أمكن ذلك. قد تحتاج إلى تطوير نغمة أكثر رسمية أو غير رسمية لأسلوبك الطبيعي.
سيؤدي تبني هذه التقنية إلى بناء علاقة صداقة وتجعل القارئ أكثر تقبلاً لأفكارك.
يجب عليك أيضًا تأكيد ما إذا كانت هناك أي قوالب متوفرة داخل المنظمة.
التحقق من هذه التفاصيل يمكن أن يوفر الوقت في وقت لاحق!
ملخص تنفيذي . سيبدأ تقريرك بالملخص ، والذي يتم كتابته بمجرد الانتهاء من التقرير. كأول عنصر يصادفه القارئ ، يعد هذا هو القسم الأكثر أهمية في المستند. من المحتمل أن يستخدموا الملخص لتحديد مقدار التقرير الذي يحتاجون إلى قراءته ، لذا اجعله مهمًا!
خطوات كتابة التقرير الناجح
تقرر الهدف
خذ بعض الوقت للتفكير في الغرض من التقرير. هل تحتاج إلى الوصف أو الشرح أو التوصية أو الإقناع؟ يضمن وجود هدف واضح منذ البداية أن تظل مركزًا ، مما يجعل من السهل إشراك القارئ.افهم جمهورك
تختلف كتابة تقرير سنوي رسمي لأصحاب المصلحة اختلافًا كبيرًا عن المراجعة المالية. صمم لغتك ، واستخدام البيانات ، ودعم الرسومات للجمهور .من المفيد أيضًا مراعاة أسلوب الاتصال الشخصي للقارئ ، على سبيل المثال ، كيف يكتبون رسائل البريد الإلكتروني أو ينظمون المستندات؟ تعكس تفضيلاتهم حيثما أمكن ذلك. قد تحتاج إلى تطوير نغمة أكثر رسمية أو غير رسمية لأسلوبك الطبيعي.
سيؤدي تبني هذه التقنية إلى بناء علاقة صداقة وتجعل القارئ أكثر تقبلاً لأفكارك.
شكل التقرير ونوعه
قبل أن تبدأ ، تحقق من تنسيق التقرير وكتابة التقرير بشكل خالي من الأخطاء الاملائية والكلمات المكررة. هل تحتاج إلى تقديم تقرير مكتوب أو تقديم عرض تقديمي؟ هل تحتاج إلى صياغة التقرير بشكل رسمي ، أو غير رسمي ، أو مالي ، أو سنوي ، أو تقني ، أو تقرير تقصي الحقائق ، أو تقرير حل المشكلات؟يجب عليك أيضًا تأكيد ما إذا كانت هناك أي قوالب متوفرة داخل المنظمة.
التحقق من هذه التفاصيل يمكن أن يوفر الوقت في وقت لاحق!
اجمع الحقائق والبيانات
سيؤدي تضمين الحقائق والبيانات الجذابة إلى ترسيخ حجتك. ابدأ بموقع مشروعك التعاوني وتمرن حسب الحاجة. تذكر أن تستشهد بمصادر مثل المقالات ودراسات الحالة والمقابلات.عناصر التقرير
يحتوي التقرير عادةً على أربعة عناصر:ملخص تنفيذي . سيبدأ تقريرك بالملخص ، والذي يتم كتابته بمجرد الانتهاء من التقرير. كأول عنصر يصادفه القارئ ، يعد هذا هو القسم الأكثر أهمية في المستند. من المحتمل أن يستخدموا الملخص لتحديد مقدار التقرير الذي يحتاجون إلى قراءته ، لذا اجعله مهمًا!
- مقدمة: قدِّم سياقًا للتقرير وحدد هيكل المحتويات. حدد نطاق التقرير وأي منهجيات معينة مستخدمة
- الجسم: حان الوقت الآن لوضع مهاراتك الكتابية في العمل! هذا هو أطول قسم في التقرير ويجب أن يقدم تفاصيل أساسية وتحليلات ومناقشات وتوصيات للنظر فيها. استند إلى البيانات والرسومات الداعمة لدعم موقفك
- الخلاصة: الجمع بين مختلف عناصر التقرير بطريقة واضحة وموجزة. حدد الخطوات التالية وأي إجراءات يحتاج القارئ إلى اتخاذها.